Wednesday, September 16, 2015

TATACARA PENGURUSAN ASET KERAJAAN

PENGENALAN

TPA adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan inventori meliputi:-

Bab A –Penerimaan
Bab B –Pendaftaran
Bab C –Pengurusan / Penyimpanan dan
Pemeriksaan.
Bab D –Penyelenggaraan
Bab E –Pelupusan
Bab F –Kehilangan dan Hapuskira

DEFINISI ASET
  1. Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan kerajaan yang diberi atau yang disewa beli dengan wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
  2. ASET ALIH bermaksud aset yang yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang dengan bangunan.
  3. Harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau berpindah milik.
  4. Orang yang mempunyai kemahiran, mutu dan kegunaan yang bernilai serta boleh dimanfaatkan oleh individu / organisasi .
  5. Proses penjagaan, mengawal, memelihara, mengendali dan menyenggara harta berbentuk fizikal yang mempunyai nilai dan diperolehi sama ada untuk digunakan terus atau kegunaan masa akan datang.
PRINSIP PENGURUSAN ASET
  1. Proses pengendalian harta awam bermula dari peringkat perolehan hingga pelupusan.
  2. Tujuan aset diperolehi ialah untuk memberi perkhidmatan/keperluan
  3. Semua aset akan haus dan nilai akan berkurangan/susut.
  4. Apabila kerosakan ditemui dan terlalu lewat untuk dipulihkan.
  5. Kos berterusan bagi aset biasanya jauh melebihi dari kos asal.
KATEGORI ASET KERAJAAN
  1.  TETAP:
    a) Tanah –Dibawah bidang kuasa Pengarah Tanah & Galian (KPTG)
  2. BANGUNAN. Di bawah bidang kuasa Jabatan Kerja Raya (JKR)
  3. ASET BERALIH:
    a) Harta Modal
    b) Inventori
    c) Bekalan Pejabat.
    d) Stok Dalam Stor
KUMPULAN ASET

Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu:
  1. HARTA MODAL
    1.1. Aset alih yang harga perolehan asalnya RM1,000.00 (satu ribu sahaja) dan ke atas bagi setiap satu atau
    1.2. Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. (seperti di buku panduan manual yg diterima
    bersama semasa perolehan)
  2. INVENTORI
    2.1. Aset alih yang harga perolehan asalnya kurang RM1,000.00 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.
    2.2. Perabut, permaidani, hiasan, langsir dan pinggan mangkok tanpa mengira perolehan asal.
PENERIMAAN

“Pegawai Penerima “ialah pegawai yang bertanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan terimaan aset;

Objektif: -
  1. Memastikan aset yang diterima menepati spesifikasi.
  2. Menentuan kualiti, kuantiti sebenar.
  3. Memastikan aset diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
PENDAFTARAN
  • Mewujudkan rekod maklumat aset
  • Memudahkan pengesanan dan pemantauan
  • Membolehkan keadaan aset mudah diketahui
  • Memudahkan proses penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.
  • Pendaftaran adalah dalam tempoh 2 minggu daripada aset diterima 
 ASET YANG DIBELI

Maklumat perlu diperolehi:-
  • No. Pesanan Sekolah
  • No. Invois / Bil
  • Nota Serahan (DO)
  • Dokumen kontrak (PKK/PMS)
  • Kad Jaminan (warranty card)
  • Manual pengguna / buku panduan
  • Dokumen lain yang berkaitan
JENIS KEW. PA

KEW. PA-1   -  Laporan Penerimaan Aset
KEW. PA-2   -  Daftar Harta Modal
KEW. PA-3   -  Daftar Inventori
KEW. PA-4   -  Senarai Daftar Harta Modal
KEW. PA-5   -  Senarai Daftar Inventori
KEW. PA-6   -  Pergerakan Harta Modal & Inv.
KEW. PA-7   -  Senarai Aset di Lokasi
KEW. PA-8   -  Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori
KEW. PA-9   -  Laporan Kerosakan
KEW. PA-10 -  Laporan Pemeriksaan Harta Modal
KEW. PA-11 -  Laporan Pemeriksaan Inventori
KEW. PA-12 -  Sijil Tahunan Pemeriksaan HM & I. ke KPTJ
KEW. PA-13 -  Senarai Aset -Penyelenggaraan
KEW. PA-14 -  Daftar Penyelenggaraan H. Modal
KEW. PA-15 -  Perlantikan Ahli Lembaga Pemeriksa
KEW. PA-16 -  Perakuan Pelupusan (PEP)
KEW. PA-17 -  Perakuan Lembaga Pemeriksa
KEW. PA-18 -  Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset
KEW. PA-19 -  Sijil Pelupusan aset
KEW. PA-20 -  Laporan Tahunan Pelupusan
KEW. PA-21 -  Tender Pelupusan Aset
KEW. PA-22 -  Penyertaan Tender
KEW. PA-23 -  Borang Jadual Tender
KEW. PA-24 -  Kenyataan/Iklan Sebutharga
KEW. PA-25 -  Borang Tawaran Sebutharga
KEW. PA-26 -  Jadual Sebutharga yang diterima
KEW .PA-27 -  Kenyataan Lelong
KEW. PA-28 -  Laporan Awal Kehilangan Aset
KEW. PA-29 -  Perlantikan J/K Penyiasat
KEW. PA-30 -  Laporan Akhir J/K Penyiasat
KEW. PA-31 -  Sijil Hapuskira
KEW. PA-32 -  Laporan Tindakan Tatatertib/Surcaj

DOKUMEN PENDAFTARAN

KEW. P2-2   –  Daftar Harta Modal
KEW. PA-3   –  Daftar Inventori
KEW. PA-4   –  Senarai Daftar Harta Modal
KEW. PA-5   –  Senarai Daftar Inventori

Daftar aset hendaklah sentiasa dikemaskini
apabila berlaku :-
  • Penambahan/penggantian/penaiktarafan aset.
  • Pemeriksaan aset, Pelupusan
PELABELAN ASET
  • Semua aset handaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel/mengecat dengan‘HAK KERAJAAN MALAYSIA ’ (HKM)
  • Pelabelan hendaklah dibuat dengan jelas dan mudah dilihat. (guna dakwat kekal )
  • Setiap aset hendaklah ditanda dengan NOMBOR SIRI Pendaftaran mengikut turutan terimaan aset:
    i. Kod Kementerian/Jabatan/Sekolah: KPM 153 (kod berasakan sistem fail Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
    ii.Kod kumpulan aset ialah : Harta Modal = H . Inventori = I
    iii. No. siri diwujudkan secara berurutan.
  • No. Siri (Harta Modal)
      Contoh:
  • pembelian alat penghawa dingin –1 unit dalam tahun kewangan 2010:
                                  KPM/TBA5052-153/H/2010/1 
  • (kod sekolah) kod KPM (harta modal) (thn.beli) Bil.aset./ No siri hendaklah berturutan mengikut bilangan aset yang dibeli / dibekalkan / sumbangan.
  •  NO. SIRI (Inventori)
      Contoh Perabot/kelengkapan:

             KPM/TBA4226-153/I/2010/1-20 
             ( contoh beli meja murid 20 buah )

             KPM/TBA4226-153/I/2010/21-40
             ( contoh beli kerusi murid 20 buah )


 FAIL DAFTAR ASET

Penyimpanan:
  • KEW.PA-2 dan KEW-PA-3 (Asal) hendaklah disimpan dalam fail kulit keras (Ring Fail) dan disimpan ditempat selamat, labelkan dan asingkan mengikut kad daftar.
  • Buku KEW.PA-6 (Pergerakan aset) tujuan peminjaman /penempatan sementara hendaklah diwujudkan dan disimpan oleh pegawai/PT yang menjalankan tugas pengurusan aset.
  • Salinan daftar aset hendaklah disimpan mengikut lokasi.
SENARAI ASET DI LOKASI

Senaraikan aset mengikut lokasi dalam KEW.PA-7 dalam 2 salinan:
  1. 1 salinan disimpan oleh PT yang mengurus aset
  2. 1 salinan diletakkan mengikut lokasi
  3. KEW.PA-7 hendaklah sentiasa dikemaskini jika ada perubahan aset; kuantiti,lokasi
LAPORAN

Laporan tahunan Harta Modal dan Inventori disediakan dalam KEW.PA-8 dan kemukakan ke JPN / PPD sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
  • Laporan suku tahun (setiap 3 bulan )
  • Jan hingga Mac
  • April hingga Jun
  • Julai hingga September
  • Oktober hinga Disember.
  • Hantar ke JPN / PPD menngikut tarikh tersebut.

PENJELASAN CARA PENGISIAN
  1. Laporan Penerimaan : KEW.PA-1
  2. Daftar Harta Modal : KEW.PA-2
  3. Daftar Inventori : KEW.PA-3
  4. Senarai Daftar Harta Modal : KEW.PA-4
  5. Senarai Daftar Inventori : KEW.PA-5
  6. Daftar Pergerakan Harta Modal & Inventori : KEW.PA-6
  7. Senarai Aset Alih Kerajaan Di Lokasi: KEW.PA-7
  8. Laporan Tahunan Harta modal & Inventori:  KEW.PA-8
ADUAN KEROSAKAN
  • Jika berlaku kerosakan aset, Kew.PA-9 hendaklah diisi dan kemukakan kepada Ketua Jabatan untuk kelulusan.
  • Pemeriksaan akan dilakukan ke atas:-fizikal, rekod dan penempatan aset.
  • Tujuan pemeriksaan adalah untuk memastikan keadaan dan prestasinya. Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap dan memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tecatat dalam daftar.
 PEGAWAI YANG DILANTIK

Ketua Jabatan hendaklah mencadangkan / mencalonkan ke KPM untuk dilantik Pegawai Pegawai berikut :-
i.     1 orang Pegawai Aset (Kump. Profesional)
ii.    2 orang Pegawai Pemeriksa Aset (Kump. Profesional & Kump. Sokongan 1)
iii.   2 orang Pegawai Pelupusan (Kump. Profesional & Kump. Sokongan 1)

PEKELILING

PP Bil. 5/2007 –Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

Tujuan:
Pekeliling perbendaharaan ini bertujuan untuk memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset alih Kerajaan

Tarikh kuatkuasa mulai 2 Mac, 2007.

PELAKSANAAN TPA

Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dari borang lama KEW.312 dan KEW.313 kepada borang baru dengan secepat mungkin tidak melebihi enam (6) bulan mulai dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.

Semua aset yang dimiliki sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan di dalam senarai daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) yang baru.

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL:
a. Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.
b. Melantik
  1. Pegawai Aset di peringkat Jabatan/Sekolah.
  2. Pegawai yang menjalankan pemeriksaan ke atas aset
  3. Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset
  4. Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset.
  5. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK).
  6. Mengemukakan laporan tahunan ke JPN / PPD sebelum 15 Mac, tahun berikutnya:-
  • Laporan Harta Modal dan Inventori
  • Laporan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori
  • Laporan Pelupusan Aset alih Kerajaan Laporan Tindakan surcaj / tatatertib (jika ada).
J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI JABATAN / SEKOLAH 

Keanggotaan JKPAK di Sekolah :-
Pengerusi :               Pengetua / Guru Besar
Setiausaha:               Pegawai Aset Jabatan / Sekolah (GPK 1 / Kump. Prof.)
Ahli-Ahli :               Semua Ketua Bahagian/K. Panitia/K. Unit/Audit Dalam/PT Aset & Stor/ dan       Pegawai-Pegawai lain yang sesuai.

MESYUARAT JAWATANKUASA
PENGURUSAN ASET KERAJAAN

1.  Agenda mesyuarat JKPAK adalah seperti:-
  • kedudukan semasa aset alih Jabatan / Sekolah
  • Laporan hasil pemeriksaan aset alih kerajaan
  • Laporan Tindakan Pelupusan
  • Laporan Tindakan surcaj / tatatertib
  • Masalah-masalah berkaitan pengurusan aset alih.
2.  Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih kerajaan.
3.  Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Pengarah ( Unit Kewangan ) dan PPD.


SEKIAN TERIMA KASIH.

CATATAN
MUHAMAD SHAIDI BIN ISHAK
GB SK SERI BULUH
17 SEPTEMBER 2015